第十二章 成为不可替代的人——爸爸写给未来女儿的职场经验和技巧
1、进行有效沟通 说个真实的例子，在我曾经就职的一个公司，经常听见有同事问领导，“王总，那个***事，您看行吗”，领导回复“你说什么？我没听明白，你先屡一下思路再说”。更可笑的事，听到同事和领导说了十几分钟了，忽然领导说了一句“咱俩说的是同一件事吗？”，同事惊讶的说“我说的事***啊”，领导很郁闷的说“咱俩不再一个频道上啊，我还以为你说的是***事”。这种对话在公司经常发生。我想不只是发生在这个公司，很多公司都应该出现过这种情况。像这种沟通，就是无效沟通，次数多了，领导也会烦，会觉得你沟通能力不行，做事没有头绪，分析概括能力不行，所以，一定要进行有效沟通，沟通方式没有对错，至于是否合适，一定结合沟通对象和沟通场景，因地制宜，灵活掌握，比如你和自己家人沟通方式肯定和公司领导不一样，要是换过来，大家反而不适应，说不定会觉得你病得不轻。那么如何进行有效沟通呢，下面给出几点建议。 1、明确并牢记沟通目的。千万不要遇到一点事情，或头脑发热想起一点事来就接着去找领导沟通，结果是领导一问三不知，或者因为你没有准备好，反而让领导说自己一顿。我觉得无论大小事情，无论是和领导沟通还是和同事沟通，可将本次沟通的内容或目的拆解成以下几个点：背景、原因、问题、方法、结论、支持，根据事情情况，可做删减，或者重点描述其中几个点，其余稍微提一下，提前把思路和问题都弄清楚，不能说是完美无缺，但提前做好功课，无论接下来采取哪种沟通方式，能让对方听明白你在说什么，让你们没有障碍的顺利谈论这件事。 2、通过什么样的方式进行沟通内？主要分为两大类，一是文字，二是语言。也许有人问，这两种方式有什么区别吗，是个人都知道啊？答案是区别非常大，虽然乍一听可不就是文字和语言吗，这个谁都知道啊，但是职场上的人却很少有仔细钻研的，更不会仔细揣摩什么场景该用什么样的沟通方式。文字沟通，我们将要沟通的内容编辑成文字，有足够的时间去修改很多次，可以一直修改到把之前几点都描述清楚，逻辑清晰，检查无误后再给同事或领导发过去，出错的几率很小，而且对方收到文字消息后就能快速看到你要表达的意思，过一段时间之后还能返回来再查看文字信息，所以文字信息最大的优点是，不易出错，有记录。文字信息的缺点是缺少互动性，缺少场景代入感，缺少感情色彩，同一段文字无法反映出语气和心情，有的话变一下语调就是另一个意思了。简短、无需太多互动、无需反应心情、改变语调不会改变意思，满足以上条件的可以通过文字交流，相反，通过文字方式是很难讨论清楚的。另外，打字确实比语言要慢很多，大家都知道的，比如开会讨论的事情，要是通过文字交流，恐怕要累死了。那语言有什么好处呢？一大特点就是比打字速度快的多，通过语言沟通是效率最高的方式，相比之下文字沟通的方式，效率就太低了。但是语言有自己的缺点，我想这一点大家深有体会，两个人临时沟通事情，不经过梳理的想法直接沟通，就会显得思路很乱，很容易造成双方互相听不懂，有时需要说好几遍才能明白对方说的什么意思。大家开会讨论事情，也是你一句我一句，想到什么就说什么，一场会议下来，如果形成最终决议还好，否则，开会很长时间，讨论到最后竟然忘记了开会的目的是什么，最终的决议也没确定，而开会的重点内容也忘记的差不多了，再想看看之前开会的内容和大家提到的问题，也没有文字记录可查，开会录音是一个好的好习惯，如果可以录音的的话建议录音，会后可以通过录音分析提炼会议重点。还有现在比较流行的头脑风暴，很多人认为就是不用准备，想到什么就说什么，那就大错特错了，要真是这样，那不成了聊天侃大山了吗。如果没有一个思维清晰、逻辑缜密、控场能力强的领导，头脑风暴就变成“聊天大会”了。另外，参与头脑风暴的人员在思想和能力上也要对等，要不然一群无能力无思想的人，在一起头脑风暴什么呢？那就真的变成头脑“疯暴”了，更不要说有效沟通了。 3、根据不同的事情、场景选择不同的沟通方式。上面说过沟通方式主要有文字和语言，这里再细化一下，语言可以分为当面对话沟通、电话沟通等。文字沟通：用于日常事项的确定，向同事或领导汇报工作。对最终的结果希望有文字记录，一旦出现问题，可用沟通记录作为最终的凭证。我举几个常见的例子，就容易理解了。比如，有一项工作，之前开会的时候，领导已经大体分配了工作和完成时间，会后，你需要通过文字的形式再和领导确认一下，形成文字记录，同时也是让领导通过文字准确看到当时他是如何分配工作的，再做最后一遍确认，此时领导的回复作为最后的确认凭证。一旦以后领导忘了当时怎么安排工作的，你就可以说当时给领导发过，还确认过此事，这样就不用了背锅了。同样，同事之前的事项确认，安排工作，即便面对面把事项确定了，最好也通过文字形式再给对方发一遍，让对方确定一下，免得以后互相推卸责任。另外，有些工作是需要通过文字的形式公开，而且领导也希望知道现在的工作进度，所以和同事私下谈论的工作问题，如果是可以公开让领导知道的，最好在项目群里把这个问题的讨论公布出来，防止以后再互相推卸责任。当面对话沟通：针对结论不太好确定，需要反复讨论和解释的，建议当面口语化沟通。如果用文字去描述这件事情，需要长篇大论，而且有些地方文字无法描述清楚语境和心情，那最好当面沟通。当面沟通，时效性最强，速度最快，面对面交流能感知到沟通对象的说话语气、身体语言，接受除沟通内容本身的额外情感信息，但是沟通内容没有文字记录，最后全程录音，讨论完后形成文字记录再发给领导确认一遍，避免日后纠纷。举个例子，针对一个项目有A和B两个方案，在你看来都可以，各有千秋，但是自己拿不住，此时如果用文字去描述A和B的方案优势和劣势，显然不好用简短的文字描述清楚，就算写清楚了，领导看起来也十分费劲，最好的办法就是当面描述。电话沟通： 身处异地、没有当面沟通的条件，或者领导不在公司，但是确实有着急事情需要领导确认。这种情况下肯定要通过电话进行沟通，但是在这种场景下沟通，说着说着思路就会比较混乱了，即便自己提前把问题和思路都弄清楚了，但是对方接受你的信息后，一边听你叙述，一边进行思考，实际上不会做出最清晰的判断，有时候连自己都忘记之前说活什么话，所以这种方式适合简短的汇报下工作或很容易确定的事项，不适合进行深入探讨或者反复讨论，打完电话，更容易忘了之前讨论的细节和确定的事项，所以最好将谈话内容录下来，有需要的时候再听一下。 2、基本的沟通技巧（1）学会换位思考。我觉得沟通的首要技巧就是换位思考，不仅要从对方的角度考虑问题，还要考虑对方的思维水平、知识水平，对于将要沟通的事情，对方已经掌握了多少信息，另外，还要考虑到对方的自尊心，了解了这些以后，才能选择合适的沟通方式。如果对方知识水平比较低，当出现沟通不顺畅的时候，你也能够理解和包容对方。所以，在做沟通之前我们要试着先将自己的想法放下来，先站到对方的立场，设身处地的为别人想一想。 换位思考可以让你更好的理解自己的角色和定位，沟通不是一个人的自言自语，在沟通中每个人都有两个角色。一为信息的发送者，一为信息的接受者，双方你来我往，角色互相转换，信息反复传递。这两个身份应该是平等的，任何一方都必须有充分的“沟通权”，任何一方都有权提出自己的“意见，沟通是互动的，在信息的不断传递和磋商中，达成一致的共识。（2）善于倾听。要想让沟通顺畅，自己也得学会善于倾听。那些经常打断别人说话的人，连对方的话都听不进去，想让他耐心与别人沟通，很难。所以善于倾听，才是与人沟通最基本的素质。双方在沟通的时候，尽管对方思路比较混乱，但是你能够静下心来听对方说话，让对方把问题说完，有助于你从全盘了解信息，不至于刚听了一点就开始问这问那，看起来很专业的样子，如果等对方说完，问的这些问题就不用单独问了，不用耗费更多的时间来回到这些提问。耐心听完对方的描述，能听懂对方话里的意思并且进行总结和提炼，对方心里会觉得你非常尊重他，也会很高兴的，同样会耐心和你沟通接下来的事情，所以善于倾听别人会让沟通变得很顺利。（3）控制情绪和态度。在谈话或开会的时候，有些人控制不住自己的情绪，一拍桌子或把文件一摔，你们谈吧，我不谈了，或者干脆说“听你的，你说怎么办就怎么办吧”，这是职场大忌，千万不要这样做，在开会或讨论问题的时候，一定要控制自己的情绪，喜怒不要挂在脸上，更不要轻易表现出来。人在激动的情况下，思路混乱逻辑不清，关键是大家都在气头上，为了争口气争面子，明知道自己的想法不对，也要和对方去争辩，无理还要争三分，那这种沟通就毫无意义，纯粹是浪费时间。因此一定要控制自己的情绪，开会有不同的想法很正常，要正视别人的否定和批评，经过激烈的讨论，取长补短，优化方案，得到最适合的解决方案。 带着情绪沟通常常无好话，既理不清，也讲不明，尤其在情绪中，很容易冲动而失去理性，如：吵的不可开交的夫妻、对峙已久的上司下属……容易在情绪中做出情绪性、冲动性的“错误决定”，这很容易让事情不可挽回，不会有结果，更不可能有好的结果，所以，在出现沟通危机时，带着情绪去处理，不但不能解决问题，反而会火上浇油。（4）通过提问的方法引导沟通。提问的问题主要有两种，开放式和封闭式问题。封闭式问题基本限定了答案的范围，如工作完成了吗？今中午吃外卖吗？而开放性的问题，可以让对方自由发挥，谈论的范围更广，让对方说出自己的真实想法。如，你觉得我们的工作方法还可以如何改进一下？今天中午吃什么？针对一些思路不清晰、知识水平和思维水平一般的客户，基本上是问一句回答一句的，使用封闭式提问可以获得想要的答案，而如果用开放式提问，此类客户无法表达清楚，你也得不到答案。相反，针对那些知识水平较高、逻辑清晰、思路清晰的客户，采用开放式提问的方式，这样可以更全面的了解对方的想法和思路，也让沟通更加顺畅，经常可以碰撞出更多的灵感，得到意想不到的结果。 （5）学会肯定别人。这一点能做到的人不是很多，一般人都是喜欢批评别人而不是肯定对方，所以当看到别人的方案或建议时，首先不是肯定，而是专挑其中的毛病，抓住不放，使劲的说这不合理的地方。开会或讨论问题的时候，若是每个人只是盯着对方的缺点看，而不是首先肯定对方的优点，大家的热情和积极性就会大大降低了。本来不会争吵的一些问题，就会产生争吵；本来可以统一意见的问题，就会产生分歧；本来通过讨论产生的灵感也消失的无影无踪。所以先学会肯定对方优点，把对方不足的地方虚心指出来，这样才能沟通更有成效。（6）寻找合适的时间和场景。如果你对领导或同事有意见，千万不能头脑发热，不管时间和地点，当众就把你的不满说出来，这样做真的很愚蠢，会让领导或同事下不来台，当然也就不能接受你的建议了。另外，当对一个方案有自己的独特的见解时，选择合适的时间和地点找领导说明，比如开会的时候提出自己的见解，其他人不同意的额候，就不要再执着的争辩，再另外找时间和领导面对面的交流。（7）尝试不同的沟通方式。每个人都有自己喜欢的沟通方式、沟通风格或沟通偏好，你不可能要求所有的人的沟通方式都和你一样，也没办法要求所有人的想法、脾气性格都和你一样，所以可以尝试不同的方式去和那个所谓“没法沟通”的人沟通，比如通过文字沟通说不明白，就可以选择私下当面沟通，如果还不行，尝试一下约个时间一起吃饭，换个环境，消除双方紧张情绪，解除双方的内心防备，说不定就起到很好的效果。如果只是选择自己喜欢的沟通方式，有些人沟通起来就很困难，我们可以改变自己，但不可以改变别人，所以尝试改变自己，也不失为一个好的办法。 3、变成靠谱的人 作为职场新人，应该努力让自己变成一个靠谱的人，那什么才叫做靠谱呢？你可以认为，“靠谱”就是别人把一件事交给你之后完全不用操心后续的事情，也可以理解为这个人值得托付，值得信任。因为他知道你既然答应去做这件事，肯定会想办法完成，就算没办好，也能及时给他反馈，这就叫做“靠谱”。总结起来，一个人靠不靠谱，看这三点就可以：凡事有交代，件件有着落，事事有回音。说是三点，串起来就是一件事，就是你要在一件工作中完成闭环。什么是闭环呢？就是一件事有开头，就必有结尾。但是这一点一般人还真不容易办到。我们可以自省一下：在家里一件东西用完之后，你一定放回原地吗？是不是经常放到别的地方，然后下次又找不到了？别人跟你说一件事，你办不办得成，都一定会在约定的时间内按时回复吗？如果不能按时回复，在你能回复的时候，你会解释一下上次不回复的原因吗？如果无法做到，这叫有开头，没有结尾，一件事在你这没有完成闭环。 所以，乍一看完成闭环要求真的太简单了，很多人也觉得应该这么去做，但是大部分人都没有做到。但是在工作中，因为做不到而导致的麻烦太多了。比如，领导交代下去的事情，如果下属不及时汇报，领导就只能跟在下属屁股后面去催问事情做的怎么样了。如果你是领导，肯定也不喜欢这样的下属，领导肯定喜欢下边的人能主动汇报，及时给领导进行反馈，把结果告诉领导。领导知道事情完成进度后，才好安排接下来的工作和任务。这就好比一个环， 当领导发起了一项任务，这个事情就有了一个头，接受任务开始执行的过程，就像是以这个头为起点在画一个圆，最后事情做完了，一定要把事情做的结果反馈给领导，及时的把这个环闭上，相当于把这个圆全部画完了，这件事情才算有交代，才算是有结果。我记得自己带一个产品的时候，有设计和开发参与其中，设计完成后经过评审确定后，开始界面和功能开发，我特别强调，按照已经决定的界面开发，如果确实有需要改动的地方，必须先给我说下。设计和开发的同事也是新来的，工作时间不长，对于为什么这么要求也没往心里去，所以一个小功能，他们商量了一下认为不需要，结果两人一商量就去掉了，但是谁都没有告诉我一下，等给领导看的时候，领导发现这个功能没有了，问我怎么回事，我也是一脸懵逼，一问才发现是去掉了。其实去掉也可以，并不影响整体功能，关键是没有一个人告诉我这件事情，导致在领导问我的时候非常被动。还有界面需要做一些简单改动，我安排A去修改，快下班的时候我问是否改完了，结果A说“早就改完了”，我问为什么改完没有第一时间告诉我，结果A说忘记了。但是，我曾经遇到的一个员工就做的很好，有一次客户开年会想让我过去做项目汇报，但是因为有更重要的事情无法过去，所以就安排员工B过去，每到一个阶段B就给我汇报一次情况，让我感觉到很安心，比如“ *总，飞机正点起飞，需要关闭手机，按照正常时间在19:30分落地后会打开手机，到时候再给您发信息，如有其它安排，开机后再回复您！”“我已经到达客户年会现场，准备充足，项目汇报顺利进行”“ 从广东过来的四位客户，我已经接到了，按照公司的标准把他们安排在了事先预定好的酒店，他们现在应该已经休息了，说是明天早上会准时到公司找您。我现在也已经在回家的路上了”，以上是员工阶段性的汇报，就让领导感觉很安心，是一个很靠谱的员工，以后有什么事情，都想安排他去干肯定放心。我想很多公司都存在安排事情无法形成闭环的情况，而且都没有得到重视，实际上这个问题非常严重，如果公司员工能把这点做到位，领导安排以后就没有后顾之忧了，也不再害怕有问题没人及时给自己汇报，如果整个公司上传下达、工作反馈都很及时，我相信公司工作同事之间的沟通不但会更加顺畅、高效，工作效率也会大大提升。如果没有一个靠谱的员工，我想领导都没法睡个安稳觉吧。 相信如果你是领导，也想把事情交给这样的下属去办吧，因为接下来你会很放心很省心。不管是这个员工做的好还是不好，他都会及时把情况汇报给你，而不用担心因为自己忘了问而耽误接下来的工作。领导一定是喜欢“凡事有交代、件件有着落、事事有回声”的下属，而不喜欢总是要等领导去催问结果的下属，所以反思一下自己，是否做到了这点，这对职场人的发展来说，可非常重要。 另外，靠谱千万不要片面的理解为你答应了什么就必须完成，而是指尽力去完成，并且和闭环内的有关人员保持高效的互动。这种高效的互动体现在两个方面：第一，接到一个信息或者任务，处理完毕之后，一定要再反馈，确保信息同步。第二，你的能力边界要和让领导或合作伙伴知道，他们能大体知道什么样的任务可以交给你，在你的能力范围内可以完成，或者交给你之后能把问题解决到什么程度。 靠谱的人最让领导或其他人满意的地方，能力算不上第一，而是工作交给他之后，不会给其他人带来更大的麻烦，让人省心放心。职场中能力强的人很多，但不一定是靠谱之人，虽然人机灵能力也很强，但是交代的事情不一定让领导放心。相反，靠谱的人不一定是能力最强的，但却是在自己力所能及之处，让交代事情的人省心放心。现实生活中，人们喜欢有能力的人，职场中也是这样，这属于正常心理。但是遇到紧急的工作或重要的事情，领导却不一定把工作交给能力最强的，而是交给最靠谱的人。不靠谱的人变数太大，谁都不敢冒风险，后面给自己找麻烦，还不省心。靠谱的人是求之不得的宝贵资源，在职场上，如果能遇到是很幸运的，所以要努力让自己成为一个靠谱的人。这些年体会最深的是，客户喜欢和靠谱的人谈生意，领导喜欢把事情交给靠谱的人，同事喜欢和靠谱的人打交道。你在做事的时候选择靠谱，就是选择一种优秀的品质，靠谱地一直走下去，职场上运气不会差。4、及时进行反馈在职场上，那些不靠谱的人，一般主要有以下两点表现：一是已经完成的工作不反馈，工作过程与其他人缺少互动，耽误其他人的工作，甚至是耽误这个团队或项目的进度。二是自己能力达不到，却非要接受工作安排，等遇到困难的时候，又碍于面子或其他原因，不及时向其他人求助，不及时给领导汇报情况，导致本来可以很快解决的小问题拖成大问题，甚至造成无可挽救的经济损失，下面是给出的几点建议做参考。（1） 在约定的时间内进行反馈闭环思维强调的是如果其他人给你安排了一件事，到了时间不管做得如何，都要最给发起者进行反馈。尤其是上级交代了一件事，作为下属应该竭尽全力去完成，而最后不管完成的质量如何，都应该在约定的时间内给领导一个反馈，这就是“闭环”。举个例子，领导让你做方案，你在约定的时间内把方案做完，并且把方案发给领导了。你认为就完成了，很多人也觉得没有问题。但实际上并没有完成闭环，为什么呢？这个过程还缺少最后的互动和反馈，把方案发给领导并不是这件事的最终目标，一定要通过口头、电话或其他方式告知领导方案已发，也就是告知领导才是最终的目标，可以仔细体会一下。（2） 及时沟通，做好阶段性反馈一旦接受了相关工作，出现任何变动，都要先思考这种变动可能给利益相关者带来的影响，第一时间告知他们。要养成一个习惯，如果怕忘记了再规定的时间内进行反馈，可以多设置几个闹钟提醒。很多情况下，领导交给的工作或者是答应别人的事，可能是一个需要很长时间才能完成的工作，那中间过程中一定要做好互动和反馈呢？领导平时工作很忙，也许他自己安排了这件工作以后就忘了，实际上领导想起来问你的时候，如果真是出了问题，往往都已经来不及补救了，所以与其等着领导想起来问你进度，不如自己制定个汇报计划，阶段性地向领导汇报。如果等着领导问你，很多不好的结果，本来不是你的原因导致的，有理也亏三分，很被动；而如果主动汇报，一切顺利大家都好，不好的结果，你也占据主动权，不会耽误事情，领导也会觉得你很称职，积极主动又负责任，给领导留下一个好印象。
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