第十四章 开会注意事项——爸爸写给未来女儿的职场经验和技巧
1、开会前的准备 作为职场新人，参加会议之前，先看看公司群里发布的消息通知，弄清楚这次会议要讲些什么内容，但是有些临时性会议不会提前在群里发通知，只是口头传达一下，还有公司的例会，定好时间以后也不会提前发通知。另外，很多会议都不会提前说明本次会议要讨论的内容。所以在开会之前，先问下参会同事这次会议大概会讲什么内容，需要准备什么材料，准备的资料中，有些记不住或者比较重要的内容，可以打印出几份，等开会的时候自己看，等讲到自己这部分内容的时候，还可以给领导一份，这会让领导觉得你干活很细致，考虑很全面。提前把要问的问题记下来，想一下这些问题应该如何有逻辑的表达出来，要不然等开会的时候提问的毫无逻辑，别人也听不懂你在问什么。 开会提前到场，根据开会的地点可以分为两种情况，一种是在自己公司，另一种是去某个地方参加会议。对于在自己公司开会的，提前10分钟左右到会议室，帮助会议组织者做一些力所能及的事情，比如摆放桌椅，测试设备等，同事会觉得你人不错，有眼力劲。对于去外面参加会议，一定提前查一下地图和导航，预估一下多久可以到达会议地点，一定要考虑堵车的情况，如果查询导航的时候是不堵车的时间点，而参会的时间是上下班高峰，那导航的时间就得再预留出一些，总之，千万不要迟到。没有领导喜欢迟到的员工，设想一下，领导已经就位，你却珊珊来迟，如果你是领导，你会怎么想？不管什么原因迟到，都会给领导留下不守时的印象，领导认为，纵有一千个理由，你都可以提前出门。 开会的时候，如果一个问题是轮流回答，或者你感觉这个问题也肯定会让你回答，那就一边听，一边把自己的想法写在纸上，时间有限，所以不用写的很详细，只是把关键词记一下，简单列个条目就可以了，写的同时，在头脑中把要说的话通过关键词按照条目快速过一下，梳理一下顺序和逻辑，这样等自己回答的时候，就不会那么慌张了，等你回答的时候放慢语速，每个回答的点之间给自己留几秒思考的时间，这样回答起来会显得有逻辑。 2、记住“一少三多” 什么是“一少三多”？就是“少说话，多看、多听、多记”。很多人开会的时候都遇到过这种情况，就是领导在安排工作或者讲方案的时候，问大家有什么想法，你听着其他人的回答，觉得自己的想法更好，就说出来了。但是由于自己是刚入职，对公司和业务了解不多，结果是自己提的想法很早就被否定了，或者是方案没有结合实际的业务场景，让领导和其他人感觉自己连业务都没熟悉就提方案，自不量力。所以我的建议是，如果你有想法，先不要不管不顾地说出来，等会后仔细考虑一下，发现觉得很好的想法，其实有很多没想到的地方，幸亏开会没提这个方案。实际上，也可以会后仔细考虑周全了，单独找领导汇报一下，效果要比会上直接说好很多，因为私底下讨论的氛围和开会不一样，在和领导沟通的时候说不定会产生更多的灵感和想法。毕竟开会的时候，领导也没有太多的时间去思考，原本你提的方案或想法是可以的，但是会上七嘴八舌的讨论或挑毛病，作为职场新人，可能没有人真正去思考方案的可行性，而你又没想好如何回答别人提的问题，最终就会被否定了。所以，建议职场新人一定要忍住那种想要说出来的冲动，等思考全面了，再单独找领导谈一下。 开会的时候，虽然你听的很认真，但是千万别光看着不动笔，时不时的在本子上面记点东西，一是记录一些关键问题和自己的想法，毕竟有时候是灵光乍现，可能开完会就忘记了，好记性不如烂笔头。二是领导看见你把他的话或安排的工作记录下来，心里也会很高兴，同时觉得你工作很认真。换位思考一下，如果你是领导，开会的时候，参会的人把你讲的话认真记录下来，你心里是不是也很高兴呢。没有人不喜欢自己说的话，被别人当做金科玉律。记录的时候尽量写得有条理一些，如果会议上无法做到，那就会后再整理一下，字尽量写的工整一些，万一领导想看你记录的笔记呢，如果写的一手好字也可以给领导留下好印象，有句话叫“如果能让别人记住你，你已经成功了一大半”，所以开会一边听一边记录也算是一个小技巧。参会的过程中，一定注意学习其他他人说话技巧，会议发言技巧真的是考验职场人的基本功。对于新人来说，在开会的时候多学习其他人是如何发言的，比如是简单汇报，还是详细汇报，是逻辑清晰的，还是头脑风暴，从参会人的发言方式，揣摩领导喜欢哪种发言风格。开完会之后，公司如果没有专人做会议纪要，你可以把笔记稍微整理下，给领导发过去，加上一句“**总您好，我大体记录了一下开会的重点内容，发给您看一下”。不用整理的很详细，其他人都没有记录，你记录了就已经比其他人好很多了，所以大体整理下就行，这样会给领导会留下一个好印象。这一点根据实际情况判断是否需要给领导发过去，但是无论是否发给领导，我觉得整理一个会议内容，对你自己也很有帮助，因为很多讨论的内容，开完会就开始忘记了。3、从开会看公司 从公司开会可以看出很多问题，比如公司的氛围怎么样？领导是什么样管理风格？各个部门之间的关系如何？员工之间的关系如何？员工和领导的关系如何？这些问题，在开会的时候或多或少都会体现出来，如果你仔细观察，就会发现很多问题的答案。比如，开会的时候，大家习惯性低着头，没有人主动发言，除非领导点到哪个员工回答。当领导问“还有什么问题”的时候，也没有人回答，领导说“没有问题那就散会”，整场会议下来沉闷而压抑。根据我的经验这种情况大概有以下几种原因，一是领导是那种听不进别人建议的，无论你说什么方案，领导都会说都这不行那不行，最后还是得按照领导说的办。时间长了，大家积极性受挫，觉得说了也白说，不如不说，反正最后都是听领导的，领导怎么安排就怎么干。二是，开会毫无开会秩序可言，一个人刚说了一句话，其他人轮番上阵挑毛病，因为只是一个想法，肯定考虑不全，结果其他人光挑毛病，可行性倒是没人肯定，最可气的是领导也一直在挑毛病，无法控制开会的节奏，也无法客观的评价一个想法，所以老员工经历的多了，也就不提想法了。三是开会就是甩锅大会，互相指责推卸责任，甩锅给别人，谁都不愿意得罪人，也就不愿意发言。当然这种甩锅大会还有另一种情况，就是大家也很积极发言，只不过是部门之前互相指责，同事之间互相指责。如果是以上几种原因造成的，就能推断出这是一个什么样的公司了，独断专制，员工没有发言权，长时间被领导压制，已经对工作麻木失去激情和动力，遇到问题首先想到的是甩锅，除了甩锅就是背锅，整个公司工作效率低下。 那好的公司开会应该是什么样的呢？开会的时候，领导或主持人有强大的控场能力，能掌握会议的节奏。会议主题和目标明确，所有的发言都会紧密围绕本次会议的主题进行，紧凑而高效。当领导问大家有什么想法时，参会人员会积极踊跃发言，气氛热烈，在这种环境下思想的碰撞更容易产生灵感。大家针对发言的内容积极讨论，对事不对人，这种氛围就非常好，不会怕担责任而一言不发，遇到问题首先想的是解决问题而不是推卸责任。领导不是一言堂，能听进去建议，并且当讨论一个问题时间过长或者跑题的时候，领导都能及时拉回到正题上，这样的开会节奏就非常高效。这样的公司，平时员工对待工作也是团结和积极的，这种公司也非常适合职场新人进入学习。4、意见不被采纳开会的时候，不可能大家的想法是统一的，也不可能每个人的想法都一样，这就注定有些人的想法不会被采纳。当你的方案或想法不被领导采纳的时候，千万不要和领导在会上起争执，但是如果大家没有理解你的想法，你可以心平气和的解释一下。如果领导还是觉得不行，那就暂时放弃吧。一种情况是，入职时间短对项目或产品不熟悉，无法给出建设性意见，不具备可行性，领导认为你还需要多了解项目和产品。第二种情况，领导要考虑到所有人感受，尽管觉得你的方案很不错，但是你是新入职的员工，如果采纳你的方案，对那些老员工来说不太好接受，尤其是做了很长时间方案的，他们会认为凭什么一个新入职的方案就被采纳了，以后对你也不太好，会针对你。俗话说“木秀于林风必摧之”，所以不采用你的方案未必是一件坏事。第三种情况，是领导嫉妒你的才能，如果采用你的方案，就显得他自己能力不如你，觉得你的能力威胁到他的地位了，这种情况就比较复杂了，如果经过多次都是这种情况，并且私下同事对此领导的评价也是心胸狭隘，不提拔新人，建议转岗或者是重新找工作，如果有能力私下和领导搞好关系也行，但是我觉得希望不大，毕竟牵扯到自身的利益，亲兄弟也不行，换做是你感觉得下属威胁到自己地位了，估计也得这样做，不会因为下属给你送礼请吃饭就把位置让给他。所以当自己的方案不被采纳的时候，就静下心来耐心听听别人的建议和方案。不用太纠结这件事，也不要过分担心领导觉得你能力不行，会不会辞退人。除非各方面都无法达到公司要求，否则不会因为一个方案不被采纳就被辞退，因此不要过分敏感，影响自己的情绪和积极性。另外，还要虚心听取领导和其他人的建议，心胸宽广，这样领导才觉得你是可塑之才，才会重点培养你。5、如何应对提问开会的时候，领导知道你是新来的员工，是公司新注入的血液，可能会想考察一下你的能力，看看你对某些事的见解。虽然说领导最终可能不会采纳新员工的方案，但是还会问你一下，表示对你的器重，顺便考察一下你的能力。那么针对提问你的场景大体分为以下几种场景：（1）第一个被提问，这种情况比较少见，概率不大。但是如果真的第一个被提问，千万不要说太长时间，耽误接下来的开会进程，领导和同事都会有意见，再说领导很大程度上是表示对你的器重，不会真的采用你的方案。后面还有很多人等着回答，所以2分钟左右即可，并且一定要保持谦虚的态度，不要觉得别人都不如你。你或许是个很健谈的人，从入职到现在，心里有很多的想法给领导反应，但一直没有机会，但是千万不要在这个会上说太多，重点说1-2条就可以了，如果你全说完了，后面的人就没得说了。你可以这样回答：“各位领导同事，我刚来公司不久，对公司业务还不是太熟悉，简单说一下我对这件事的看法，也请打大家多多指导”然后再说1-2条，2分钟左右即可。 （2）处在中间被提问，这中情况是最常见的，况且你还是刚入职，基本不会让你第一个说的。这种中间被提问的情况就好很多，可以参考之前同事说的想法，但是一定不要和之前同事说重复了，会让领导怀疑你是否在听，而且觉得你没有自己的见解，所以开会一定要认真记笔记，把其他人回答的想法记录几个关键词。建议你不要反驳之前同事说的想法，因为领导是让你说自己的想法，或者是让大家轮流说想法，不是针对某些方案的讨论会，就算是要讨论，也要等确定一个方案之后再讨论。等到你回到的时候，简明扼要，最好不要先表明同意哪一种方案，因为此时还不确定领导会采用哪种方案，以免站错立场。最好是另辟蹊径再说一些其他的想法，只说观点不带个人感情色彩。（3）最后一个发言，这种概率稍微大一些，如果最后被提问，有利有弊吧。好处是，经过前面很多人的分析总结，对领导提问的问题了解的更加深入，也有更多的时间在脑海里分析归纳，在脑海里梳理自己的答案，但是不能大意，认为自己是刚入职的，领导应该不会叫自己回答。如果抱着这种侥幸心理，刚放松自己紧绷的神经，当领导忽然让你回答一下的时候，就蒙了，之前想好的答案和思路都忘了，本来准备地很充分，结果回答地乱七八糟。所以当最后一个被提问或回答的人，不至于回答的很差劲。最后一个回答的坏处是，等到最后一个人回答的时候发现，自己之前思考的答案都被前面的人说过了，自己再说就重复了，不重复吧，实在又没有其他答案可说了，所以就很尴尬。这种情况下，确实没有太好的办法，一是不要聚焦于这个问题，向外围扩展一下谈一下想法。二是选择之前一个人的回答，在这个想法的方向上再找到一个点，补充一下自己的想法。
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