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1、进行有效沟通 说个真实的例子，在我曾经就职的一个公司，经常听见有同事问领导，“王总，那个***事，您看行吗”，领导回复“你说什么？我没听明白，你先屡一下思路再说”。更可笑的事，听到同事和领导说了十几分钟了，忽然领导说了一句“咱俩说的是同一件事吗？”，同事惊讶的说“我说的事***啊”，领导很郁闷的说“咱俩不再一个频道上啊，我还以为你说的是***事”。这种对话在公司经常发生。我想不只是发生在这个公司，很多公司都应该出现过这种情况。像这种沟通，就是无效沟通，次数多了，领导也会烦，会觉得你沟通能力不行，做事没有头绪，分析概括能力不行，所以，一定要进行有效沟通，沟通方式没有对错，至于是否合适，一定结合沟通对象和沟通场景，因地制宜，灵活掌握，比如你和自己家人沟通方式肯定和公司领导不一样，要是换过来，大家反而不适应，说不定会觉得你病得不轻。那么如何进行有效沟通呢，下面给出几点建议。 1、明确并牢记沟通目的。千万不要遇到一点事情，或头脑发热想起一点事来就接着去找领导沟通，结果是领导一问三不知，或者因为你没有准备好，反而让领导说自己一顿。我觉得无论大小事情，无论是和领导沟通还是和同事沟通，可将本次沟通的内容或目的拆解成以下几个点：背景、原因、问题、方法、结论、支持，根据事情情况，可做删减，或者重点描述其中几个点，其余稍微提一下，提前把思路和问题都弄清楚，不能说是完美无缺，但提前做好功课，无论接下来采取哪种沟通方式，能让对方听明白你在说什么，让你们没有障碍的顺利谈论这件事。 2、通过什么样的方式进行沟通内？主要分为两大类，一是文字，二是语言。也许有人问，这两种方式有什么区别吗，是个人都知道啊？答案是区别非常大，虽然乍一听可不就是文字和语言吗，这个谁都知道啊，但是职场上的人却很少有仔细钻研的，更不会仔细揣摩什么场景该用什么样的沟通方式。文字沟通，我们将要沟通的内容编辑成文字，有足够的时间去修改很多次，可以一直修改到把之前几点都描述清楚，逻辑清晰，检查无误后再给同事或领导发过去，出错的几率很小，而且对方收到文字消息后就能快速看到你要表达的意思，过一段时间之后还能返回来再查看文字信息，所以文字信息最大的优点是，不易出错，有记录。文字信息的缺点是缺少互动性，缺少场景代入感，缺少感情色彩，同一段文字无法反映出语气和心情，有的话变一下语调就是另一个意思了。简短、无需太多互动、无需反应心情、改变语调不会改变意思，满足以上条件的可以通过文字交流，相反，通过文字方式是很难讨论清楚的。另外，打字确实比语言要慢很多，大家都知道的，比如开会讨论的事情，要是通过文字交流，恐怕要累死了。那语言有什么好处呢？一大特点就是比打字速度快的多，通过语言沟通是效率最高的方式，相比之下文字沟通的方式，效率就太低了。但是语言有自己的缺点，我想这一点大家深有体会，两个人临时沟通事情，不经过梳理的想法直接沟通，就会显得思路很乱，很容易造成双方互相听不懂，有时需要说好几遍才能明白对方说的什么意思。大家开会讨论事情，也是你一句我一句，想到什么就说什么，一场会议下来，如果形成最终决议还好，否则，开会很长时间，讨论到最后竟然忘记了开会的目的是什么，最终的决议也没确定，而开会的重点内容也忘记的差不多了，再想看看之前开会的内容和大家提到的问题，也没有文字记录可查，开会录音是一个好的好习惯，如果可以录音的的话建议录音，会后可以通过录音分析提炼会议重点。还有现在比较流行的头脑风暴，很多人认为就是不用准备，想到什么就说什么，那就大错特错了，要真是这样，那不成了聊天侃大山了吗。如果没有一个思维清晰、逻辑缜密、控场能力强的领导，头脑风暴就变成“聊天大会”了。另外，参与头脑风暴的人员在思想和能力上也要对等，要不然一群无能力无思想的人，在一起头脑风暴什么呢？那就真的变成头脑“疯暴”了，更不要说有效沟通了。 3、根据不同的事情、场景选择不同的沟通方式。上面说过沟通方式主要有文字和语言，这里再细化一下，语言可以分为当面对话沟通、电话沟通等。 文字沟通：用于日常事项的确定，向同事或领导汇报工作。对最终的结果希望有文字记录，一旦出现问题，可用沟通记录作为最终的凭证。我举几个常见的例子，就容易理解了。比如，有一项工作，之前开会的时候，领导已经大体分配了工作和完成时间，会后，你需要通过文字的形式再和领导确认一下，形成文字记录，同时也是让领导通过文字准确看到当时他是如何分配工作的，再做最后一遍确认，此时领导的回复作为最后的确认凭证。一旦以后领导忘了当时怎么安排工作的，你就可以说当时给领导发过，还确认过此事，这样就不用了背锅了。同样，同事之前的事项确认，安排工作，即便面对面把事项确定了，最好也通过文字形式再给对方发一遍，让对方确定一下，免得以后互相推卸责任。另外，有些工作是需要通过文字的形式公开，而且领导也希望知道现在的工作进度，所以和同事私下谈论的工作问题，如果是可以公开让领导知道的，最好在项目群里把这个问题的讨论公布出来，防止以后再互相推卸责任。 当面对话沟通：针对结论不太好确定，需要反复讨论和解释的，建议当面口语化沟通。如果用文字去描述这件事情，需要长篇大论，而且有些地方文字无法描述清楚语境和心情，那最好当面沟通。当面沟通，时效性最强，速度最快，面对面交流能感知到沟通对象的说话语气、身体语言，接受除沟通内容本身的额外情感信息，但是沟通内容没有文字记录，最后全程录音，讨论完后形成文字记录再发给领导确认一遍，避免日后纠纷。举个例子，针对一个项目有A和B两个方案，在你看来都可以，各有千秋，但是自己拿不住，此时如果用文字去描述A和B的方案优势和劣势，显然不好用简短的文字描述清楚，就算写清楚了，领导看起来也十分费劲，最好的办法就是当面描述。 电话沟通： 身处异地、没有当面沟通的条件，或者领导不在公司，但是确实有着急事情需要领导确认。这种情况下肯定要通过电话进行沟通，但是在这种场景下沟通，说着说着思路就会比较混乱了，即便自己提前把问题和思路都弄清楚了，但是对方接受你的信息后，一边听你叙述，一边进行思考，实际上不会做出最清晰的判断，有时候连自己都忘记之前说活什么话，所以这种方式适合简短的汇报下工作或很容易确定的事项，不适合进行深入探讨或者反复讨论，打完电话，更容易忘了之前讨论的细节和确定的事项，所以最好将谈话内容录下来，有需要的时候再听一下。 2、基本的沟通技巧 （1）学会换位思考。我觉得沟通的首要技巧就是换位思考，不仅要从对方的角度考虑问题，还要考虑对方的思维水平、知识水平，对于将要沟通的事情，对方已经掌握了多少信息，另外，还要考虑到对方的自尊心，了解了这些以后，才能选择合适的沟通方式。如果对方知识水平比较低，当出现沟通不顺畅的时候，你也能够理解和包容对方。所以，在做沟通之前我们要试着先将自己的想法放下来，先站到对方的立场，设身处地的为别人想一想。 换位思考可以让你更好的理解自己的角色和定位，沟通不是一个人的自言自语，在沟通中每个人都有两个角色。一为信息的发送者，一为信息的接受者，双方你来我往，角色互相转换，信息反复传递。这两个身份应该是平等的，任何一方都必须有充分的“沟通权”，任何一方都有权提出自己的“意见，沟通是互动的，在信息的不断传递和磋商中，达成一致的共识。 （2）善于倾听。要想让沟通顺畅，自己也得学会善于倾听。那些经常打断别人说话的人，连对方的话都听不进去，想让他耐心与别人沟通，很难。所以善于倾听，才是与人沟通最基本的素质。双方在沟通的时候，尽管对方思路比较混乱，但是你能够静下心来听对方说话，让对方把问题说完，有助于你从全盘了解信息，不至于刚听了一点就开始问这问那，看起来很专业的样子，如果等对方说完，问的这些问题就不用单独问了，不用耗费更多的时间来回到这些提问。耐心听完对方的描述，能听懂对方话里的意思并且进行总结和提炼，对方心里会觉得你非常尊重他，也会很高兴的，同样会耐心和你沟通接下来的事情，所以善于倾听别人会让沟通变得很顺利。 （3）控制情绪和态度。在谈话或开会的时候，有些人控制不住自己的情绪，一拍桌子或把文件一摔，你们谈吧，我不谈了，或者干脆说“听你的，你说怎么办就怎么办吧”，这是职场大忌，千万不要这样做，在开会或讨论问题的时候，一定要控制自己的情绪，喜怒不要挂在脸上，更不要轻易表现出来。人在激动的情况下，思路混乱逻辑不清，关键是大家都在气头上，为了争口气争面子，明知道自己的想法不对，也要和对方去争辩，无理还要争三分，那这种沟通就毫无意义，纯粹是浪费时间。因此一定要控制自己的情绪，开会有不同的想法很正常，要正视别人的否定和批评，经过激烈的讨论，取长补短，优化方案，得到最适合的解决方案。 带着情绪沟通常常无好话，既理不清，也讲不明，尤其在情绪中，很容易冲动而失去理性，如：吵的不可开交的夫妻、对峙已久的上司下属……容易在情绪中做出情绪性、冲动性的“错误决定”，这很容易让事情不可挽回，不会有结果，更不可能有好的结果，所以，在出现沟通危机时，带着情绪去处理，不但不能解决问题，反而会火上浇油。 （4）通过提问的方法引导沟通。提问的问题主要有两种，开放式和封闭式问题。封闭式问题基本限定了答案的范围，如工作完成了吗？今中午吃外卖吗？而开放性的问题，可以让对方自由发挥，谈论的范围更广，让对方说出自己的真实想法。如，你觉得我们的工作方法还可以如何改进一下？今天中午吃什么？针对一些思路不清晰、知识水平和思维水平一般的客户，基本上是问一句回答一句的，使用封闭式提问可以获得想要的答案，而如果用开放式提问，此类客户无法表达清楚，你也得不到答案。相反，针对那些知识水平较高、逻辑清晰、思路清晰的客户，采用开放式提问的方式，这样可以更全面的了解对方的想法和思路，也让沟通更加顺畅，经常可以碰撞出更多的灵感，得到意想不到的结果。 （5）学会肯定别人。这一点能做到的人不是很多，一般人都是喜欢批评别人而不是肯定对方，所以当看到别人的方案或建议时，首先不是肯定，而是专挑其中的毛病，抓住不放，使劲的说这不合理的地方。开会或讨论问题的时候，若是每个人只是盯着对方的缺点看，而不是首先肯定对方的优点，大家的热情和积极性就会大大降低了。本来不会争吵的一些问题，就会产生争吵；本来可以统一意见的问题，就会产生分歧；本来通过讨论产生的灵感也消失的无影无踪。所以先学会肯定对方优点，把对方不足的地方虚心指出来，这样才能沟通更有成效。 （6）寻找合适的时间和场景。如果你对领导或同事有意见，千万不能头脑发热，不管时间和地点，当众就把你的不满说出来，这样做真的很愚蠢，会让领导或同事下不来台，当然也就不能接受你的建议了。另外，当对一个方案有自己的独特的见解时，选择合适的时间和地点找领导说明，比如开会的时候提出自己的见解，其他人不同意的额候，就不要再执着的争辩，再另外找时间和领导面对面的交流。 （7）尝试不同的沟通方式。每个人都有自己喜欢的沟通方式、沟通风格或沟通偏好，你不可能要求所有的人的沟通方式都和你一样，也没办法要求所有人的想法、脾气性格都和你一样，所以可以尝试不同的方式去和那个所谓“没法沟通”的人沟通，比如通过文字沟通说不明白，就可以选择私下当面沟通，如果还不行，尝试一下约个时间一起吃饭，换个环境，消除双方紧张情绪，解除双方的内心防备，说不定就起到很好的效果。如果只是选择自己喜欢的沟通方式，有些人沟通起来就很困难，我们可以改变自己，但不可以改变别人，所以尝试改变自己，也不失为一个好的办法。 3、变成靠谱的人 作为职场新人，应该努力让自己变成一个靠谱的人，那什么才叫做靠谱呢？你可以认为，“靠谱”就是别人把一件事交给你之后完全不用操心后续的事情，也可以理解为这个人值得托付，值得信任。因为他知道你既然答应去做这件事，肯定会想办法完成，就算没办好，也能及时给他反馈，这就叫做“靠谱”。总结起来，一个人靠不靠谱，看这三点就可以：凡事有交代，件件有着落，事事有回音。说是三点，串起来就是一件事，就是你要在一件工作中完成闭环。什么是闭环呢？就是一件事有开头，就必有结尾。但是这一点一般人还真不容易办到。我们可以自省一下：在家里一件东西用完之后，你一定放回原地吗？是不是经常放到别的地方，然后下次又找不到了？别人跟你说一件事，你办不办得成，都一定会在约定的时间内按时回复吗？如果不能按时回复，在你能回复的时候，你会解释一下上次不回复的原因吗？如果无法做到，这叫有开头，没有结尾，一件事在你这没有完成闭环。 所以，乍一看完成闭环要求真的太简单了，很多人也觉得应该这么去做，但是大部分人都没有做到。但是在工作中，因为做不到而导致的麻烦太多了。比如，领导交代下去的事情，如果下属不及时汇报，领导就只能跟在下属屁股后面去催问事情做的怎么样了。如果你是领导，肯定也不喜欢这样的下属，领导肯定喜欢下边的人能主动汇报，及时给领导进行反馈，把结果告诉领导。领导知道事情完成进度后，才好安排接下来的工作和任务。这就好比一个环， 当领导发起了一项任务，这个事情就有了一个头，接受任务开始执行的过程，就像是以这个头为起点在画一个圆，最后事情做完了，一定要把事情做的结果反馈给领导，及时的把这个环闭上，相当于把这个圆全部画完了，这件事情才算有交代，才算是有结果。 我记得自己带一个产品的时候，有设计和开发参与其中，设计完成后经过评审确定后，开始界面和功能开发，我特别强调，按照已经决定的界面开发，如果确实有需要改动的地方，必须先给我说下。设计和开发的同事也是新来的，工作时间不长，对于为什么这么要求也没往心里去，所以一个小功能，他们商量了一下认为不需要，结果两人一商量就去掉了，但是谁都没有告诉我一下，等给领导看的时候，领导发现这个功能没有了，问我怎么回事，我也是一脸懵逼，一问才发现是去掉了。其实去掉也可以，并不影响整体功能，关键是没有一个人告诉我这件事情，导致在领导问我的时候非常被动。 还有界面需要做一些简单改动，我安排A去修改，快下班的时候我问是否改完了，结果A说“早就改完了”，我问为什么改完没有第一时间告诉我，结果A说忘记了。但是，我曾经遇到的一个员工就做的很好，有一次客户开年会想让我过去做项目汇报，但是因为有更重要的事情无法过去，所以就安排员工B过去，每到一个阶段B就给我汇报一次情况，让我感觉到很安心，比如“ *总，飞机正点起飞，需要关闭手机，按照正常时间在19:30分落地后会打开手机，到时候再给您发信息，如有其它安排，开机后再回复您！”“我已经到达客户年会现场，准备充足，项目汇报顺利进行”“ 从广东过来的四位客户，我已经接到了，按照公司的标准把他们安排在了事先预定好的酒店，他们现在应该已经休息了，说是明天早上会准时到公司找您。我现在也已经在回家的路上了”，以上是员工阶段性的汇报，就让领导感觉很安心，是一个很靠谱的员工，以后有什么事情，都想安排他去干肯定放心。我想很多公司都存在安排事情无法形成闭环的情况，而且都没有得到重视，实际上这个问题非常严重，如果公司员工能把这点做到位，领导安排以后就没有后顾之忧了，也不再害怕有问题没人及时给自己汇报，如果整个公司上传下达、工作反馈都很及时，我相信公司工作同事之间的沟通不但会更加顺畅、高效，工作效率也会大大提升。如果没有一个靠谱的员工，我想领导都没法睡个安稳觉吧。 相信如果你是领导，也想把事情交给这样的下属去办吧，因为接下来你会很放心很省心。不管是这个员工做的好还是不好，他都会及时把情况汇报给你，而不用担心因为自己忘了问而耽误接下来的工作。领导一定是喜欢“凡事有交代、件件有着落、事事有回声”的下属，而不喜欢总是要等领导去催问结果的下属，所以反思一下自己，是否做到了这点，这对职场人的发展来说，可非常重要。 另外，靠谱千万不要片面的理解为你答应了什么就必须完成，而是指尽力去完成，并且和闭环内的有关人员保持高效的互动。这种高效的互动体现在两个方面：第一，接到一个信息或者任务，处理完毕之后，一定要再反馈，确保信息同步。第二，你的能力边界要和让领导或合作伙伴知道，他们能大体知道什么样的任务可以交给你，在你的能力范围内可以完成，或者交给你之后能把问题解决到什么程度。 靠谱的人最让领导或其他人满意的地方，能力算不上第一，而是工作交给他之后，不会给其他人带来更大的麻烦，让人省心放心。 职场中能力强的人很多，但不一定是靠谱之人，虽然人机灵能力也很强，但是交代的事情不一定让领导放心。相反，靠谱的人不一定是能力最强的，但却是在自己力所能及之处，让交代事情的人省心放心。现实生活中，人们喜欢有能力的人，职场中也是这样，这属于正常心理。但是遇到紧急的工作或重要的事情，领导却不一定把工作交给能力最强的，而是交给最靠谱的人。不靠谱的人变数太大，谁都不敢冒风险，后面给自己找麻烦，还不省心。靠谱的人是求之不得的宝贵资源，在职场上，如果能遇到是很幸运的，所以要努力让自己成为一个靠谱的人。这些年体会最深的是，客户喜欢和靠谱的人谈生意，领导喜欢把事情交给靠谱的人，同事喜欢和靠谱的人打交道。你在做事的时候选择靠谱，就是选择一种优秀的品质，靠谱地一直走下去，职场上运气不会差。 4、及时进行反馈 在职场上，那些不靠谱的人，一般主要有以下两点表现：一是已经完成的工作不反馈，工作过程与其他人缺少互动，耽误其他人的工作，甚至是耽误这个团队或项目的进度。二是自己能力达不到，却非要接受工作安排，等遇到困难的时候，又碍于面子或其他原因，不及时向其他人求助，不及时给领导汇报情况，导致本来可以很快解决的小问题拖成大问题，甚至造成无可挽救的经济损失，下面是给出的几点建议做参考。 （1） 在约定的时间内进行反馈 闭环思维强调的是如果其他人给你安排了一件事，到了时间不管做得如何，都要最给发起者进行反馈。尤其是上级交代了一件事，作为下属应该竭尽全力去完成，而最后不管完成的质量如何，都应该在约定的时间内给领导一个反馈，这就是“闭环”。举个例子，领导让你做方案，你在约定的时间内把方案做完，并且把方案发给领导了。你认为就完成了，很多人也觉得没有问题。但实际上并没有完成闭环，为什么呢？这个过程还缺少最后的互动和反馈，把方案发给领导并不是这件事的最终目标，一定要通过口头、电话或其他方式告知领导方案已发，也就是告知领导才是最终的目标，可以仔细体会一下。 （2） 及时沟通，做好阶段性反馈 一旦接受了相关工作，出现任何变动，都要先思考这种变动可能给利益相关者带来的影响，第一时间告知他们。要养成一个习惯，如果怕忘记了再规定的时间内进行反馈，可以多设置几个闹钟提醒。很多情况下，领导交给的工作或者是答应别人的事，可能是一个需要很长时间才能完成的工作，那中间过程中一定要做好互动和反馈呢？领导平时工作很忙，也许他自己安排了这件工作以后就忘了，实际上领导想起来问你的时候，如果真是出了问题，往往都已经来不及补救了，所以与其等着领导想起来问你进度，不如自己制定个汇报计划，阶段性地向领导汇报。如果等着领导问你，很多不好的结果，本来不是你的原因导致的，有理也亏三分，很被动；而如果主动汇报，一切顺利大家都好，不好的结果，你也占据主动权，不会耽误事情，领导也会觉得你很称职，积极主动又负责任，给领导留下一个好印象。
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发表于 2021-12-9 23:33
